Zum Jahreswechsel 2026/2027 endet eine wichtige Übergangsregelung für Arbeitgeber. Begleitende Entgeltunterlagen müssen grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2022 elektronisch geführt werden. Bis zum 31. Dezember 2026 ist auf Antrag noch eine Befreiung möglich. Wer diese Möglichkeit genutzt hat, sollte den verbleibenden Zeitraum verwenden, um Dokumentenwege, Verantwortlichkeiten und die Vorbereitung auf Betriebsprüfungen verbindlich zu ordnen.
Was sich zum 1. Januar 2027 tatsächlich ändert
Die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen ist keine neue Pflicht des Jahres 2027. Nach den Informationen der Deutschen Rentenversicherung gilt sie bereits seit dem 1. Januar 2022. § 8 Absatz 3 BVV erlaubt Arbeitgebern jedoch nur noch bis zum 31. Dezember 2026, sich auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst von dieser elektronischen Führung befreien zu lassen.
Ab dem 1. Januar 2027 steht diese befristete Befreiungsmöglichkeit nicht mehr zur Verfügung. Arbeitgeber, die bislang mit einer Befreiung gearbeitet haben, brauchen daher spätestens zum Jahreswechsel einen funktionsfähigen elektronischen Prozess. Auch Unternehmen, die bereits digital arbeiten, sollten prüfen, ob ihre Ablage nicht nur papierlos, sondern tatsächlich vollständig, nachvollziehbar und für eine Prüfung verfügbar ist.
Welche Unterlagen von der BVV erfasst werden
§ 8 BVV nennt nicht pauschal jede Datei der Personalabteilung, sondern konkrete Angaben und Nachweise, die für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung und Beitragsabrechnung relevant sind. Dazu gehören je nach Beschäftigungsfall beispielsweise Nachweise zur Staatsangehörigkeit, zur Versicherungsfreiheit oder Versicherungspflicht, Unterlagen zu Entsendungen, Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse sowie Erklärungen und Anträge bei geringfügigen Beschäftigungen.
Weitere Beispiele sind Kopien der Niederschrift nach dem Nachweisgesetz, Nachweise der Elterneigenschaft und der zu berücksichtigenden Kinder, bestimmte Arbeitszeitaufzeichnungen sowie Unterlagen aus Statusfeststellungsverfahren. Welche Dokumente im konkreten Fall erforderlich sind, hängt deshalb von Beschäftigungsart, Versicherungsstatus und Sachverhalt ab.
Papierdokumente müssen in ein elektronisches Format überführt werden
Werden erfasste Unterlagen weiterhin in Papierform übermittelt, verlangt § 9 Absatz 5 BVV die Umwandlung in ein elektronisches Format. Die Digitalisierung ist damit nicht erst Aufgabe des Prüfers, sondern Bestandteil des Arbeitgeberprozesses.
Das Papieroriginal darf anschließend nicht automatisch vernichtet werden. Nach der BVV ist es mindestens bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung oder entsprechend weitergehender gesetzlicher Vorschriften aufzubewahren. Ein Scan allein ersetzt daher noch kein abgestimmtes Aufbewahrungs- und Löschkonzept.
Eine Dateiablage allein genügt nicht
Die Deutsche Rentenversicherung weist darauf hin, dass Entgeltunterlagen vollständig, richtig und chronologisch geordnet dokumentiert werden müssen. Außerdem müssen sie in deutscher Sprache geführt werden und innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Entgeltabrechnungen ermöglichen.
Für die Praxis bedeutet das: Jedes Dokument braucht eine eindeutige Zuordnung zur beschäftigten Person und zum maßgeblichen Zeitraum oder Sachverhalt. Berechtigte Personen müssen die Unterlagen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar bereitstellen können. Unklare Dateinamen, persönliche E-Mail-Postfächer oder parallele Ablagen ohne festgelegte führende Akte erhöhen das Risiko von Lücken.
Arbeitgeber und Payroll-Dienstleister brauchen eine klare Aufgabenverteilung
Die gesetzliche Pflicht zur Führung der Entgeltunterlagen trifft den Arbeitgeber. Ein externer Payroll-Dienstleister kann Dokumente verarbeiten, auf Vollständigkeit hinweisen und den Abrechnungs- beziehungsweise Prüfprozess unterstützen. Er kann jedoch nur mit den Unterlagen arbeiten, die rechtzeitig, vollständig und über den vereinbarten sicheren Weg bereitgestellt werden.
Sinnvoll ist deshalb eine schriftlich festgelegte Aufgabenverteilung: Wer fordert welchen Nachweis an? Wer prüft die fachliche Plausibilität? Wo wird die freigegebene Fassung abgelegt? Wer meldet Änderungen an Payroll? Und wer stellt Unterlagen im Prüfungsfall zusammen? Diese Zuständigkeiten sollten auch Vertretungen und Fristen abdecken.
Elektronische Entgeltunterlagen und euBP nicht verwechseln
Die elektronische Ablage nach §§ 8 und 9 BVV und die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung, kurz euBP, hängen zusammen, sind aber nicht dasselbe. Die Entgeltunterlagen betreffen die ordnungsgemäße Führung und Verfügbarkeit der Nachweise. Bei der euBP werden definierte Daten aus Entgeltabrechnung und Finanzbuchhaltung für die Prüfung elektronisch an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt.
Auch für die euBP endet die befristete Befreiungsmöglichkeit mit dem 31. Dezember 2026. Für Abrechnungsfälle ab dem 1. Januar 2027 ist die Übermittlung verpflichtend. Sie erfolgt über systemgeprüfte Entgeltabrechnungs- oder Finanzbuchhaltungsprogramme; ein einfacher Datei-Upload oder die bloße Nutzung des SV-Meldeportals genügt dafür nicht.
Was Arbeitgeber bis zum Jahresende konkret prüfen sollten
Die Umstellung sollte nicht erst mit der nächsten Betriebsprüfung beginnen. Entscheidend ist ein laufender Prozess, in dem neue oder geänderte Nachweise unmittelbar richtig eingehen, geprüft und zugeordnet werden.
Die folgende Checkliste dient als organisatorische Orientierung. Welche Unterlagen im Einzelfall erforderlich sind und wie lange Originale aufzubewahren sind, sollte bei rechtlichen oder fachlichen Zweifeln gesondert geprüft werden.
- Prüfen, ob bislang eine Befreiung von der elektronischen Führung genutzt wird
- Unterlagenarten nach § 8 BVV den eigenen Beschäftigungsfällen zuordnen
- Verantwortung zwischen HR, Payroll, Beschäftigten und externem Dienstleister festlegen
- Einen verbindlichen und sicheren Übermittlungsweg für Nachweise definieren
- Personen-, Zeitraum- und Sachverhaltszuordnung in der elektronischen Ablage sicherstellen
- Papierdokumente kontrolliert digitalisieren und Originalaufbewahrung regeln
- Zugriffsrechte, Vertretungen und Lesbarkeit während der Aufbewahrungsfrist testen
- Systemgeprüfte Übermittlung der euBP-Daten mit Payroll und Finanzbuchhaltung abstimmen
- Bei einem Dienstleister- oder Systemwechsel die erforderliche euBP-Datenübermittlung einplanen
- Den Ablauf anhand eines vollständigen Beschäftigtenfalls probeweise nachvollziehen
Northwind unterstützt den prüfbaren Payroll-Prozess
Ein belastbarer Prozess verbindet vollständige Arbeitgeberunterlagen mit einer klaren Übergabe an die Entgeltabrechnung. Northwind unterstützt Arbeitgeber dabei, Verantwortlichkeiten, Fristen und Datenwege im Managed-Payroll-Prozess nachvollziehbar zu organisieren.
Der Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Beratung zu einem konkreten Einzelfall oder einer individuellen Betriebsprüfung.
Offizielle Grundlagen
Die rechtlichen Hinweise wurden anhand dieser amtlichen Quellen geprüft:
- § 8 BVV – Entgeltunterlagen und Befreiungsmöglichkeit bis 31. Dezember 2026
- § 9 BVV – Verfügbarkeit, Lesbarkeit und Umwandlung von Papierdokumenten
- § 28f SGB IV – Aufzeichnungspflicht des Arbeitgebers
- Deutsche Rentenversicherung – Lexikon Entgeltunterlagen
- Deutsche Rentenversicherung – elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)