01Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027: Was Arbeitgeber jetzt vorbereiten müssen
Die elektronische Pflicht gilt bereits seit 2022. Zum 31. Dezember 2026 endet jedoch die befristete Befreiungsmöglichkeit. Arbeitgeber sollten Ablage, Zuständigkeiten und euBP-Prozess jetzt belastbar aufstellen.
- Das Ende der Befreiungsmöglichkeit zum 31. Dezember 2026 richtig einordnen
- Betroffene Nachweise elektronisch, zuordenbar und prüfbar vorhalten
- Ablage und euBP als verbundene, aber getrennte Prozesse organisieren
02Lohnpfändung und Pfändungsfreigrenzen 2026: Was Arbeitgeber beachten müssen
Bei einer Lohnpfändung wird der Arbeitgeber zum Drittschuldner. Entscheidend sind ein kontrollierter Eingang, belastbare Personaldaten und die amtlichen Pfändungsfreigrenzen ab 1. Juli 2026.
- Pfändungsbeschluss, Zuständigkeit und Fristen kontrolliert erfassen
- Bereinigtes Nettoeinkommen, Entgeltbestandteile und Unterhaltspflichten getrennt prüfen
- Pfändungsdaten mit Vier-Augen-Kontrolle sicher an Payroll übergeben
03Sachbezüge und Betriebsveranstaltungen: Was Arbeitgeber in der Payroll beachten müssen
50-Euro-Sachbezug, Mahlzeiten oder Weihnachtsfeier: Entscheidend sind die Art der Leistung, die Voraussetzungen und vollständig freigegebene Daten für die Lohnabrechnung.
- Geldleistung, Sachbezug und Gutscheinkarte vor der Zusage sauber unterscheiden
- 50-Euro-Freigrenze, Zusätzlichkeit und Sachbezugswerte im passenden Kontext prüfen
- Kosten, Teilnahme und steuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen nachvollziehbar an Payroll übergeben
04Minusstunden im Arbeitszeitkonto: Was Arbeitgeber beachten müssen
Ein negativer Zeitsaldo ist nicht automatisch eine unentschuldigte Fehlzeit oder ein zulässiger Gehaltsabzug. Arbeitgeber müssen Ursache, Kontogrundlage, Betriebsrisiko und belastbare Zeitdaten getrennt prüfen.
- Minusstunden von Krankheit, Urlaub, Feiertagen und Arbeitsmangel abgrenzen
- Vertragsgrundlage und Buchungsregeln des Arbeitszeitkontos prüfen
- Korrigierte, freigegebene Zeitdaten kontrolliert an Payroll übergeben
05Spesen und Verpflegungsmehraufwand 2026: Was Arbeitgeber bei Auswärtstätigkeiten beachten sollten
Für Reisekosten zählen Auswärtstätigkeit, erste Tätigkeitsstätte, Abwesenheitszeit, Mahlzeiten, Übernachtung und vollständige Belege – nicht nur ein pauschaler Gesamtbetrag.
- Inländische Verpflegungspauschalen 2026 richtig einordnen
- Mahlzeiten, Unterkunft und Auslandstage reisebezogen dokumentieren
- Steuerfreie Erstattung und Payroll-Prozess nachvollziehbar verbinden
06Minijob, Midijob oder Teilzeit: Unterschiede für Arbeitgeber
Teilzeit beschreibt Arbeitszeit. Minijob und Midijob beschreiben die sozialversicherungsrechtliche Einordnung nach dem regelmäßigen Arbeitsentgelt. Für Arbeitgeber kommt es darauf an, beides vor dem ersten Abrechnungslauf sauber zusammenzuführen.
- Die 2026 geltenden Grenzen und Begriffe richtig einordnen
- Arbeitszeit, regelmäßiges Entgelt und weitere Jobs vorausschauend prüfen
- Meldungen und laufende Payroll auf belastbare Angaben stützen
07Deutsche Payroll einrichten: Leitfaden für internationale Arbeitgeber
Wer erstmals Beschäftigte in Deutschland abrechnet, braucht vor dem ersten Payroll-Lauf Klarheit über Beschäftigungsmodell, Registrierungen, Verantwortlichkeiten, Daten und Zahlungswege.
- Beschäftigungsmodell und deutsche Pflichten vor dem Start einordnen
- Registrierungen, Daten und Freigaben in eine belastbare Reihenfolge bringen
- Globale HR-Prozesse mit dem deutschen Payroll-Kalender verbinden
08Jahreswechsel 2026/2027 in der Entgeltabrechnung: Was Arbeitgeber jetzt vorbereiten sollten
Ein belastbarer Jahreswechsel beginnt vor der Dezemberabrechnung: mit bereinigten Personaldaten, geklärten Sonderfällen, verlässlichen Zuständigkeiten und einem kontrollierten Umgang mit noch offenen Werten für 2027.
- Offene Abrechnungsdaten für 2026 frühzeitig bereinigen
- Feststehende, vorläufige und offene Änderungen für 2027 trennen
- Jahresmeldungen, Bescheinigungen und Freigaben terminieren
09Payroll-Outsourcing in Deutschland: Was Unternehmen auslagern – und was sie behalten
Wer deutsche Payroll auslagert, braucht mehr als Software: Entscheidend sind ein klarer Leistungsumfang, belastbare Datenwege und eindeutig verteilte Verantwortung.
- Software, Teil-Outsourcing und Managed Payroll unterscheiden
- Aufgaben, Freigaben und Zahlungen eindeutig zuordnen
- Übergang und Monatsprozess kontrolliert planen
10Der Payroll-Monatsabschluss: Welche Informationen vor dem Cut-off wirklich vollständig sein müssen
Ein sauberer Monatsabschluss beginnt nicht mit der Abrechnung, sondern mit klaren Zuständigkeiten für Eintritte, Änderungen, Fehlzeiten und variable Vergütung.
- Änderungen mit klarer Frist erfassen
- Offene Informationen vor dem Cut-off sichtbar machen
- Dokumentation für Rückfragen nachvollziehbar halten
11eAU, Kind krank und Fehlzeiten: So bleibt der Prozess für HR und Payroll eindeutig
Digitale Krankmeldungen entlasten nur dann, wenn Zuständigkeiten, Fristen und die Übergabe an die Payroll im Alltag tatsächlich klar sind.
- Meldung und Nachweise getrennt betrachten
- Kind krank als eigenen Prozess führen
- Rückfragen ohne Medienbruch klären
12Neue Mitarbeitende payroll-ready machen: Die Checkliste für einen sicheren Eintritt
Vom Vertrag bis zur ersten Abrechnung: Eine strukturierte Eintritts-Checkliste schützt vor fehlenden Daten und schafft einen guten ersten Eindruck.
- Stammdaten und Sozialversicherung früh prüfen
- Dokumente zentral anfordern
- Verantwortlichkeiten vor dem ersten Arbeitstag festlegen
