Lohnpfändung und Pfändungsfreigrenzen 2026: Was Arbeitgeber beachten müssen

Eine Lohnpfändung ist kein gewöhnlicher Abzug vom Auszahlungsbetrag. Mit der Zustellung eines Pfändungsbeschlusses entstehen für den Arbeitgeber als Drittschuldner eigene Pflichten und Haftungsrisiken. HR, Payroll und gegebenenfalls die Rechtsfunktion brauchen deshalb einen dokumentierten Ablauf, der den gerichtlichen Inhalt unverändert aufnimmt, sensible Daten schützt und die jeweils geltenden Pfändungsfreigrenzen verwendet.

Der Arbeitgeber handelt als Drittschuldner

Wird Arbeitseinkommen gepfändet, steht der Arbeitgeber zwischen beschäftigter Person, Gläubiger und Vollstreckungsorgan. Er darf den pfändbaren Teil nicht wie einen frei wählbaren Gehaltsabzug behandeln, sondern muss den zugestellten Beschluss, gesetzliche Schutzvorschriften und bereits bestehende Pfändungen berücksichtigen.

Verlangt der Gläubiger die Drittschuldnererklärung, nennt § 840 ZPO eine Frist von zwei Wochen ab Zustellung des Pfändungsbeschlusses. Die Erklärung betrifft unter anderem, ob und inwieweit die Forderung anerkannt wird und ob andere Personen Ansprüche erheben oder frühere Pfändungen bestehen. Zustellung und Fristbeginn gehören deshalb in eine kontrollierte Fristenübersicht.

Eingang und formale Zuordnung vor der Abrechnung prüfen

Der Eingang eines Pfändungs- und Überweisungsbeschlusses (PfÜB) wird mit Datum, Zustellungsweg und vollständigem Dokumentensatz erfasst. Zu prüfen sind insbesondere Vollständigkeit, erkennbare Echtheitsmerkmale, ausstellendes Gericht oder Vollstreckungsorgan, Aktenzeichen, Schuldner, Gläubiger, bezeichnete Forderung sowie die richtige Arbeitgebergesellschaft. Eine bloße E-Mail-Kopie oder ein Dokument für eine andere Gesellschaft darf nicht ungeprüft in die Payroll übernommen werden.

Diese Prüfung ersetzt keine Entscheidung über die rechtliche Wirksamkeit. Unleserliche, widersprüchliche oder nicht eindeutig zuordenbare Unterlagen werden gesichert, aber vor einer Zahlung fachlich eskaliert. Der Prozess dokumentiert, wer geprüft, welche Rückfrage gestellt und welche freigegebene Anweisung an Payroll übergeben wurde.

Payroll-Übergabe und Vier-Augen-Kontrolle trennen Fehlerquellen

Payroll benötigt den vollständigen Beschluss, Zustellungsdatum, Aktenzeichen, beteiligte Stellen, Bank- und Zahlungsangaben, Ranginformationen, bekannte Unterhaltspflichten sowie die freigegebene interne Einordnung. Daten aus Zurufen oder unvollständigen Tickets reichen für einen solchen Eingriff in die Auszahlung nicht aus.

Vor dem ersten Abzug und nach jeder wesentlichen Änderung sollte eine zweite qualifizierte Person die verwendete Fassung, Personenzuordnung, Grenze, Rangfolge und Zahlungsanweisung kontrollieren. Northwind verarbeitet die bestätigten Angaben im Managed-Payroll-Prozess; Entscheidungen zu strittigen vollstreckungsrechtlichen Fragen verbleiben bei der fachlich zuständigen Stelle des Arbeitgebers.

Bereinigtes Nettoeinkommen ist nicht einfach der Auszahlungsbetrag

Die Pfändungstabelle setzt am maßgeblichen Nettoeinkommen an. Für dessen Ermittlung werden nach § 850e ZPO unter anderem die nach § 850a ZPO unpfändbaren Bezüge sowie gesetzlich abzuführende Steuer- und Sozialversicherungsbeträge nicht mitgerechnet. Mehrere Arbeitseinkommen werden nicht eigenmächtig zusammengezogen; dafür kann eine gerichtliche Anordnung erforderlich sein.

Das in der Abrechnung ausgewiesene Netto darf daher nicht ohne weitere Prüfung in eine Tabellenzeile übertragen werden. Payroll muss zunächst die im Beschluss relevante Abrechnungsperiode und jeden Entgeltbestandteil klassifizieren, die gesetzlichen Abzüge nachvollziehen und anschließend die amtliche Tabelle beziehungsweise eine konkrete gerichtliche Anordnung anwenden.

Unpfändbare Bezüge und Sonderzahlungen einzeln beurteilen

§ 850a ZPO nennt besonders geschützte Bezüge. Dazu gehören beispielsweise die Hälfte der Vergütung für Mehrarbeitsstunden sowie – jeweils unter den gesetzlichen Voraussetzungen – bestimmte Urlaubsbezüge, übliche Aufwandsentschädigungen, Auslösungen, Gefahren-, Schmutz- und Erschwerniszulagen und ein begrenzter Teil der Weihnachtsvergütung. Die Bezeichnung im Lohnartenstamm allein entscheidet nicht über den Schutz.

Einmalzahlungen, Boni, Nachzahlungen oder schwankende Vergütung dürfen deshalb nicht pauschal vollständig gepfändet oder vollständig freigestellt werden. Vor dem Lauf sind Rechtsgrund, Zeitraum, Lohnart und Beschlussinhalt zu prüfen. Bei Zweifeln braucht es eine arbeits- oder vollstreckungsrechtliche Einordnung statt einer vereinfachten Standardberechnung.

Ab 1. Juli 2026 gilt ein Grundbetrag von 1.587,40 Euro

Die Pfändungsfreigrenzen werden nach § 850c ZPO jeweils zum 1. Juli angepasst. Die amtliche Bekanntmachung 2026 erhöht den gesetzlichen monatlichen Grundbetrag ab 1. Juli 2026 auf 1.587,40 Euro. Für wöchentliche oder tägliche Auszahlungszeiträume gelten die ebenfalls in der Bekanntmachung ausgewiesenen Werte.

Der gesetzliche Grundbetrag ist von der Tabellenstufe zu unterscheiden: In der amtlichen Monatstabelle ist bei keiner Unterhaltspflicht der Bereich „bis 1.589,99 Euro“ ohne pfändbaren Betrag ausgewiesen; erst die Zeile von 1.590,00 bis 1.599,99 Euro weist 1,82 Euro aus. Das ist kein Widerspruch, sondern Folge der gesetzlich vorgesehenen Tabellen- und Abrundungslogik. Der Artikel bietet bewusst keinen individuellen Pfändungsrechner.

Unterhaltspflichten nur mit belastbaren Angaben berücksichtigen

Die Bekanntmachung erhöht den monatlichen Schutzbetrag ab 1. Juli 2026 für die erste gesetzlich unterhaltsberechtigte Person um 597,42 Euro und für die zweite bis fünfte Person um jeweils 332,83 Euro. Maßgeblich ist jedoch nicht eine ungeprüfte Angabe im Personalstamm, sondern ob eine gesetzliche Unterhaltspflicht besteht und tatsächlich Unterhalt gewährt wird.

Gerichtliche Anordnungen können die Berücksichtigung beeinflussen, etwa wenn eine unterhaltsberechtigte Person eigene Einkünfte hat. Der Arbeitgeber sollte deshalb Nachweise, Beschlussinhalt und spätere Änderungen kontrolliert zusammenführen und unklare Fälle eskalieren. Payroll übernimmt keine freie Schätzung der Zahl zu berücksichtigender Personen.

Mehrere Pfändungen erfordern Rangprüfung statt Bauchgefühl

Bei mehreren Pfändungen ist der zeitliche und rechtliche Rang zu prüfen. § 804 Absatz 3 ZPO stellt für den Grundfall klar, dass ein früher begründetes Pfändungspfandrecht einem späteren vorgeht. Unterhaltspfändungen, Abtretungen, gerichtliche Zusammenrechnungen oder besondere Anordnungen können zusätzliche Fragen auslösen.

Eine neue Pfändung wird daher nicht einfach an die bestehende Berechnung angehängt. Die Akte muss Zustellungsdaten, Gläubiger, Forderungsart, bereits abgegebene Erklärungen und gerichtliche Vorgaben vollständig zeigen. Ist die Rangfolge nicht eindeutig, wird vor Auszahlung fachlich geprüft.

Eintritt, Austritt, Nachzahlungen und Einmalzahlungen gesondert steuern

Beim Eintritt ist zu klären, ob dem neuen Arbeitgeber ein wirksamer Beschluss zugestellt wurde und welche Abrechnungszeiträume er erfasst. Beim Austritt müssen Schlussabrechnung, Restentgelt, variable Bestandteile und die letzte Zahlung in den kontrollierten Prozess einbezogen werden. Eine frühere Pfändung darf weder ohne Grundlage fortgeführt noch wegen des Austritts vorschnell beendet werden.

Nachzahlungen können andere Zeiträume betreffen; Einmalzahlungen können ganz oder teilweise besonderen Schutzvorschriften unterliegen. HR liefert Anlass und Zeitraum, Payroll klassifiziert die Lohnarten, und eine fachliche Stelle klärt Abweichungen. So entsteht keine scheinbar einfache Monatsberechnung, die den tatsächlichen Beschluss verfehlt.

Pfändungsdaten vertraulich und nachvollziehbar verarbeiten

Pfändungsunterlagen enthalten besonders sensible finanzielle und persönliche Informationen. Zugriff erhalten nur Personen, die Eingang, Prüfung, Abrechnung, Zahlung oder rechtliche Klärung tatsächlich bearbeiten. Dokumente gehören in einen geschützten Prozess mit Rollen, nachvollziehbaren Bearbeitungsschritten und festgelegten Aufbewahrungs- und Löschregeln – nicht in offene Verteiler oder ungesicherte Chatverläufe.

Auch die Kommunikation mit der beschäftigten Person, dem Gläubiger und externen Stellen sollte nur die jeweils erforderlichen Angaben enthalten. Northwind HCM kann den gemeinsamen digitalen Arbeitsplatz und die transparente Statusführung unterstützen; die Übermittlung an Northwind Payroll erfolgt innerhalb der vereinbarten sicheren Datenwege.

Praktische Arbeitgeber-Checkliste

Diese Checkliste unterstützt die organisatorische Bearbeitung. Sie ersetzt weder eine individuelle Rechtsberatung noch die Prüfung eines konkreten Pfändungsbeschlusses.

Zustellungsdatum, Zustellungsweg und vollständigen Dokumentensatz revisionsnah erfassen
Gericht, Aktenzeichen, Schuldner, Gläubiger und richtige Arbeitgebergesellschaft zuordnen
Frist für eine verlangte Drittschuldnererklärung kontrollieren
Beschluss, Ranginformationen und bestätigte Unterhaltspflichten vollständig an Payroll übergeben
Bereinigtes Nettoeinkommen und geschützte Entgeltbestandteile getrennt prüfen
Ab 1. Juli die aktuelle amtliche Bekanntmachung und Tabelle verwenden
Erstberechnung und Änderungen einer Vier-Augen-Kontrolle unterziehen
Mehrere Pfändungen und widersprüchliche Anordnungen fachlich eskalieren
Eintritt, Austritt, Nachzahlungen und Einmalzahlungen ausdrücklich kennzeichnen
Zugriffe, Kommunikation und Dokumentation auf das Erforderliche begrenzen

Offizielle Grundlagen

Die rechtlichen Hinweise wurden anhand dieser amtlichen Quellen geprüft: