Im Oktober werden häufig die Sonderzahlungen für die letzten Abrechnungen des Jahres vorbereitet. Eine Bonusliste mit Namen und Beträgen reicht dafür nicht immer aus. Payroll muss erkennen können, wer die Zahlung erhält, auf welcher freigegebenen Grundlage sie beruht, welchen Zeitraum sie betrifft und wann sie tatsächlich ausgezahlt werden soll. Diese Angaben helfen, Rückfragen vor dem November- oder Dezemberlauf zu klären.
Vor der Abrechnung steht die Freigabe des Arbeitgebers
HR und die zuständigen Entscheider sollten zuerst die Anspruchsgrundlage und den Empfängerkreis klären. Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder eine gesonderte Bonuszusage können unterschiedliche Vorgaben enthalten. Ob eine Zahlung gekürzt werden darf oder Beschäftigte im Austrittsmonat berücksichtigt werden, lässt sich deshalb nicht allein aus der Bezeichnung „Weihnachtsgeld“ ableiten.
An Payroll geht anschließend die verbindlich freigegebene Liste. Sie enthält mindestens Arbeitgebergesellschaft, eindeutige Personalnummer, Bruttobetrag, Zahlungsmonat, Bezugszeitraum und Freigabe. Eine Nettozusage muss ausdrücklich als solche kenntlich sein und vorab gesondert kalkuliert werden. Ein Budget oder ein noch nicht bestätigter Vorschlag ist keine Zahlungsanweisung.
Weihnachtsgeld ist nicht automatisch steuerfrei
Eine nicht fortlaufend gezahlte Weihnachtszuwendung oder ein zusätzliches 13. Monatsgehalt gehört lohnsteuerlich regelmäßig zu den sonstigen Bezügen. Die Finanzverwaltung nennt diese Zahlungen ausdrücklich in R 39b.2 der Lohnsteuer-Richtlinien. Die bloße Bezeichnung als Geschenk, Prämie oder Bonus schafft keine Steuerbefreiung.
Die Lohnsteuer auf einen sonstigen Bezug wird nach § 39b Absatz 3 EStG anhand der Jahreslohnsteuer mit und ohne den sonstigen Bezug ermittelt. Ein einheitlicher „Bonus-Steuersatz“ für alle Beschäftigten ist deshalb keine geeignete Grundlage für die Kommunikation. Derselbe Bruttobonus kann bei verschiedenen Personen zu unterschiedlichen zusätzlichen Abzügen führen.
Für die Sozialversicherung gilt eine eigene Zuordnung
Lohnsteuer und Sozialversicherung verwenden unterschiedliche Regeln. Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt im Sinne des § 23a SGB IV ist grundsätzlich Entgelt, das nicht für die Arbeit in einem einzelnen Entgeltabrechnungszeitraum gezahlt wird. Weihnachtsgeld und Jahresgratifikationen können darunter fallen. Eine über mehrere Monate ausgezahlte Vergütung ist jedoch nicht allein wegen ihres Auszahlungsrhythmus automatisch eine Einmalzahlung.
Bei einer Einmalzahlung ist die anteilige Beitragsbemessungsgrenze zu berücksichtigen. Relevant sind dabei unter anderem die bisherigen beitragspflichtigen Entgelte und die maßgeblichen Beschäftigungszeiten beim selben Arbeitgeber. Payroll benötigt deshalb vollständige Jahreswerte. Eine einfache Berechnung nur mit dem laufenden Monatsgehalt kann den beitragspflichtigen Anteil verfehlen.
Der Zahlungstermin gehört in die Bonusliste
Für die sozialversicherungsrechtliche Zuordnung einer Einmalzahlung ist grundsätzlich der Zeitraum maßgeblich, in dem sie ausgezahlt wird. Für Zahlungen nach Beschäftigungsende oder während eines ruhenden Beschäftigungsverhältnisses enthält § 23a Absatz 2 SGB IV besondere Regeln.
Wird ein für 2026 geplanter Bonus erst zwischen Januar und März 2027 gezahlt, ist zusätzlich die sogenannte Märzklausel zu prüfen. Sie kann unter den Voraussetzungen des § 23a Absatz 4 und 5 SGB IV zu einer Zuordnung zum Vorjahr führen. Die Zuordnung ist nicht frei wählbar; die Formulierung „Bonus für 2026“ entscheidet sie nicht allein. Verschiebungen des Auszahlungstermins sollten deshalb vor der Abrechnung gemeldet werden.
Bruttobonus und erwartete Nettozahlung auseinanderhalten
Ein einfaches Beispiel: Zu einem Monatsgehalt von 4.000 Euro kommt ein freigegebener Bruttobonus von 1.000 Euro hinzu. Bei ansonsten unveränderten Bezügen ergibt das zunächst 5.000 Euro Gesamtbrutto. Daraus lässt sich aber weder die zusätzliche Nettozahlung noch eine pauschale Beitragsberechnung ableiten.
Für die Nettoauswirkung sind die persönlichen Abrechnungsmerkmale, Jahreswerte und die zutreffende Einordnung maßgeblich. Arbeitgeber sollten daher den zugesagten Bruttobetrag kommunizieren. Wird eine konkrete Nettoauswirkung benötigt, ist eine personenbezogene Probeabrechnung auf Basis vollständiger Daten sinnvoll.
Eintritte, Austritte und Korrekturen ausdrücklich markieren
Bei unterjährigen Eintritten, längeren Unterbrechungen, Elternzeit oder Austritten muss der Arbeitgeber zunächst bestätigen, ob und in welcher Höhe ein Anspruch besteht. Payroll verarbeitet die freigegebene Entscheidung und die zutreffenden Abrechnungsdaten; sie sollte eine Kürzungsregel nicht aus einem leeren Feld oder einem fehlenden Namen ableiten müssen.
Nachträgliche Änderungen benötigen eine neue, eindeutig gekennzeichnete Freigabe. Dabei sollte erkennbar sein, ob der ursprüngliche Betrag ersetzt, erhöht, zurückgenommen oder zusätzlich ausgezahlt werden soll. Das verhindert doppelte Bonuszahlungen und erleichtert die Abstimmung mit HR und Finanzbuchhaltung.
Checkliste für die November- und Dezemberabrechnung
Vor dem vereinbarten Cut-off sollten HR und Payroll die Sonderzahlung anhand derselben freigegebenen Liste abstimmen.
- Arbeitgebergesellschaft und Personalnummer eindeutig angeben
- Anspruchsgrundlage und Empfängerkreis intern bestätigen
- Brutto- oder Nettozusage ausdrücklich benennen
- Betrag, Bezugszeitraum und tatsächlichen Zahlungstermin festhalten
- Eintritte, Austritte und Unterbrechungen kennzeichnen
- Lohnsteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Einordnung getrennt prüfen
- Jahreswerte und bereits abgerechnete Sonderzahlungen berücksichtigen
- Änderungen versionieren und vor der Zahlung erneut freigeben
So unterstützt Northwind den Monatsprozess
Northwind übernimmt die vereinbarte Entgeltabrechnung auf Grundlage der bestätigten Arbeitgeberdaten. Wenn Sonderzahlungen rechtzeitig und vollständig vorliegen, lassen sich Probeabrechnung, Rückfragen und finale Freigabe in den Monatskalender einordnen. Die Freigabe und Ausführung der Zahlungen bleiben beim Arbeitgeber.
Dieser Beitrag erläutert die Vorbereitung einer Sonderzahlung mit Stand 29. Oktober 2026. Die konkrete Abrechnung hängt von Beschäftigungsverlauf, Zahlungsgrund und persönlichen Merkmalen ab; besondere arbeitsrechtliche Anspruchsfragen sind vor der Payroll-Freigabe zu klären.
Offizielle Grundlagen
Die rechtlichen Hinweise wurden anhand dieser amtlichen Quellen geprüft: